La regia, prima di tutto

Anche con un’idea imprenditoriale interessante e un investimento importante, si può arrivare all’apertura con criticità che nessuno aveva previsto. Non necessariamente perché qualcuno abbia lavorato male, ma perché è mancata una visione complessiva, capace di collegare tra loro le diverse fasi e le decisioni del progetto.

La figura chiamata a svolgere questa funzione è il Project Manager F&B e Hospitality. Il Project Management è una disciplina consolidata, con metodologie, strumenti e responsabilità ben definiti; ciò che ancora si incontra raramente è la sua applicazione alla creazione di nuove attività nella ristorazione e nell’ospitalità.

Il Manager F&B si occupa prevalentemente della gestione dell’attività, della sua organizzazione e dei risultati operativi ed economici. Il Project Manager F&B governa invece il percorso che conduce alla realizzazione dell’attività, dal concept iniziale fino all’avviamento.

Sono responsabilità differenti ma complementari, che dovrebbero dialogare fin dalle prime fasi.

Conoscere le metodologie del Project Management non basta. Serve una conoscenza approfondita del settore, acquisita con l’esperienza diretta o con una formazione specifica nel management F&B.

Conoscere il funzionamento di una cucina, l’organizzazione della sala, le dinamiche del servizio, i processi produttivi e le logiche economiche di un’attività ristorativa permette di comprendere le esigenze dei diversi professionisti e di anticipare le conseguenze delle decisioni progettuali.

Troppo spesso si comincia dagli spazi, dai materiali, dagli arredi e dalle attrezzature, e ci si interroga solo dopo sul funzionamento reale dell’attività. Il percorso dovrebbe partire dall’idea imprenditoriale e dalla sua traduzione in un modello di business e in un format operativo concreto.

Un concept non può essere soltanto qualcosa che piace all’imprenditore: deve essere realizzabile, gestibile ed economicamente sostenibile. Il Project Manager crea valore mettendo i professionisti nelle condizioni di decidere consapevolmente, quando esiste ancora la possibilità di cambiare senza compromettere il progetto.

Non si tratta solo di rispettare una cifra complessiva, ma di capire dove l’investimento produce valore nel tempo. Una scelta conveniente in fase di realizzazione può diventare un costo ricorrente per tutta la vita dell’attività; un investimento maggiore in progettazione può generare importanti risparmi nella gestione futura.

Le competenze specialistiche vanno previste nel budget come le risorse per l’architettura, gli impianti e le attrezzature: non sono un costo aggiuntivo, ma una parte integrante della realizzazione.

I percorsi delle materie prime, delle preparazioni, del personale e delle stoviglie sono spesso sottovalutati. Il personale di sala che rientra con i piatti sporchi mentre altri escono con le portate pronte, le stoviglie pulite costrette ad attraversare l’area dello sporco: interferenze, rallentamenti e criticità igienico-sanitarie.

Questi movimenti si ripetono decine o centinaia di volte in ogni servizio. Pochi secondi persi in ciascuno diventano, nel tempo, ore di lavoro, minore produttività e costi maggiori.

Assumere con largo anticipo uno chef o un responsabile di sala è un impegno economico importante, in una fase in cui l’impresa non produce ancora ricavi. Ma questo non significa rinunciare alle competenze durante la progettazione.

Un Project Manager F&B con un’adeguata conoscenza del settore può anticipare molte esigenze operative e, quando serve, coinvolgere consulenti specializzati per fasi specifiche del progetto.