Zuerst die Regie

Selbst mit einer überzeugenden Geschäftsidee und einer erheblichen Investition kann ein Projekt mit Problemen in die Eröffnung gehen, die niemand vorhergesehen hat. Nicht unbedingt, weil jemand schlecht gearbeitet hätte, sondern weil eine Gesamtsicht gefehlt hat, die die einzelnen Phasen und Entscheidungen des Projekts miteinander verbindet.

Diese Aufgabe übernimmt der Projektmanager für F&B und Hospitality. Projektmanagement ist eine etablierte Disziplin mit klar definierten Methoden, Werkzeugen und Verantwortlichkeiten; selten ist bislang nur ihre Anwendung auf die Gründung neuer Betriebe in Gastronomie und Hotellerie.

Der F&B-Manager kümmert sich vor allem um die Führung des Betriebs, um seine Organisation und um die operativen und wirtschaftlichen Ergebnisse. Der F&B-Projektmanager steuert dagegen den Weg, der zur Entstehung des Betriebs führt – vom ersten Konzept bis zum Betriebsstart.

Es sind unterschiedliche, aber einander ergänzende Verantwortungsbereiche, die von den ersten Phasen an im Austausch stehen sollten.

Die Methoden des Projektmanagements zu kennen, reicht nicht. Es braucht fundiertes Branchenwissen, erworben durch direkte Erfahrung oder eine gezielte Ausbildung im F&B-Management.

Wer weiß, wie eine Küche funktioniert, wie der Gastraum organisiert ist, wie ein Service abläuft und nach welchen Produktionsprozessen und wirtschaftlichen Regeln ein Gastronomiebetrieb arbeitet, versteht die Anforderungen der einzelnen Fachleute und kann die Folgen von Planungsentscheidungen vorwegnehmen.

Allzu oft beginnt man mit den Räumen, den Materialien, der Einrichtung und der Ausstattung – und fragt erst danach, wie der Betrieb tatsächlich funktionieren soll. Am Anfang sollte jedoch die Geschäftsidee stehen und ihre Übersetzung in ein Geschäftsmodell und ein konkretes Betriebskonzept.

Ein Konzept darf nicht nur etwas sein, das dem Unternehmer gefällt: Es muss umsetzbar, führbar und wirtschaftlich tragfähig sein. Der Projektmanager schafft Wert, indem er die Fachleute in die Lage versetzt, bewusst zu entscheiden – solange sich noch etwas ändern lässt, ohne das Projekt zu gefährden.

Es geht nicht nur darum, eine Gesamtsumme einzuhalten, sondern zu verstehen, wo die Investition auf Dauer Wert schafft. Eine Entscheidung, die in der Bauphase günstig erscheint, kann über die gesamte Lebensdauer des Betriebs zu laufenden Kosten führen; eine höhere Investition in die Planung kann im späteren Betrieb erhebliche Einsparungen bringen.

Fachkompetenz gehört ins Budget wie die Mittel für Architektur, Haustechnik und Ausstattung: Sie ist kein Zusatzaufwand, sondern fester Bestandteil der Umsetzung.

Die Wege von Rohwaren, Zubereitungen, Personal und Geschirr werden oft unterschätzt. Servicekräfte, die mit schmutzigen Tellern zurückkommen, während andere mit fertigen Gerichten hinausgehen; sauberes Geschirr, das durch den Bereich der Schmutzrückgabe muss: Behinderungen, Verzögerungen und hygienische Risiken.

Diese Bewegungen wiederholen sich in jedem Service Dutzende oder Hunderte Male. Ein paar Sekunden, die jedes Mal verloren gehen, werden mit der Zeit zu Arbeitsstunden, geringerer Produktivität und höheren Kosten.

Einen Küchenchef oder eine Serviceleitung lange im Voraus einzustellen, ist eine erhebliche finanzielle Verpflichtung – in einer Phase, in der das Unternehmen noch keinen Umsatz erzielt. Das heißt aber nicht, in der Planung auf ihre Kompetenzen zu verzichten.

Ein F&B-Projektmanager mit fundiertem Branchenwissen kann viele betriebliche Anforderungen vorwegnehmen und bei Bedarf spezialisierte Berater für bestimmte Projektphasen hinzuziehen.